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Loi n° 2006-19 du 30 juin 2006 relative aux archives et aux documents administratifs (In : JORS n° 6291 du samedi 5août 2006, pp. 800-802)

 
La loi n° 81-02 du 2 février 1981 relative aux archives constituait une avancée significative au moment de son adoption car, jusqu’à cette époque, aucune loi réglementant ce domaine n’avait été prise.

Aujourd’hui, l’archivistique a évolué. Elle est, en effet, marquée par l’émergence des nouvelles technologies de l’information et de la communication qui favorisent, entre autres, un accès plus rapide à l’information.

Face aux exigences de la nouvelle citoyenneté, l’administration a le devoir d’être, dans son action quotidienne, à la fois transparente et respectueuse de la vie privée des citoyens.

Les usagers en général, les chercheurs en particulier, soucieux d’en savoir toujours davantage, veulent accéder, presque sans délai, aux sources d’information et considèrent qu’il s’agit là d’un droit à l’information. Pour cela, la Commission nationale sur l’accès à l’information administrative et sur la protection des renseignements personnels, chargée de définir les modalités d’accès des citoyens à l’information, doit avoir une existence permanente.

Par ailleurs, le législateur doit prévoir le classement des archives privées présentant du point de vue de l’histoire un intérêt national. Il doit également prendre en compte le sort des archives des entreprises privatisées.

Dès lors, le Sénégal doit adapter sa législation à ces mutations pour se mettre au diapason du monde moderne.

C’est pourquoi, une nouvelle loi sur les archives est devenue une nécessité impérieuse. Celle - ci, en plus des archives, doit prendre en considération les documents administratifs qui sont encore dans les bureaux.

En outre, les archivistes et les autres agents travaillant dans les services d’archives traitent des informations confidentielles, voire secrètes. En conséquence, il leur est fait obligation de prêter serment avant leur entrée en fonction d’autant plus qu’ils sont habilités à délivrer des copies et extraits certifiés conformes d’actes confiés à leur garde.

Par ailleurs, ces archivistes et agents sont, de manière quotidienne, en contact avec des dossiers et supports dont la manipulation peut affecter leur santé.

Compte tenu de ces contraintes, il paraît opportun de leur octroyer une indemnité d’archives.

Telle est l’économie du présent projet de loi.

L’Assemblée Nationale a adopté, en séance du jeudi 15 juin 2006 ;

Le Président de la République a promulgué la loi dont la teneur suit :

CHAPITRE I : DES ARCHIVES NATIONALES

SECTION PREMIERE : SECTION 1 : DISPOSITIONS GENERALES

Article premier.- Les archives sont constituées par l’ensemble des documents, quels qu’en soient la nature, la date, la forme ou le support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité publique ou privée.

Les archives sont soit publiques, soit privées.

Selon leur mode d’utilisation on distingue :

- Les archives courantes ;

- Les archives intermédiaires ;

- Les archives historiques.

Article 2.- Les archives courantes sont les documents utilisés de manière fréquente par les administrations et organismes qui les ont produits ou reçus dans l’exercice de leur fonction.

Les archives intermédiaires sont les documents utilisés de manière épisodique par les services ou organismes qui les ont produits ou reçus dans l’exercice de leur fonction.

Les archives historiques sont les documents qui ne sont plus utilisés de manière fréquente ou épisodique et qui sont à conserver sans limitation de durée.

SECTION 2 : DES ARCHIVES PUBLIQUES

Article 3.- Les archives publiques comprennent :

d’une part, l’ensemble des documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités locales, des établissements publics, des sociétés nationales, des sociétés à participation publique soumises au contrôle de l’Etat, des organismes privés chargés de la gestion d’un service public ou investis d’une mission de service public et des officiers publics et ministériels et, d’autre part, les archives acquises sous forme de dons, legs ou achats par l’Etat , les collectivités locales, les sociétés nationales, les sociétés à participation publique soumises au contrôle de l’Etat, les organismes privés chargés de la gestion d’un service public ou investis d’une mission de service public.

Article 4. - Les archives publiques font partie du patrimoine de la Nation. Elles sont au service de l’Administration et des citoyens.

Article 5. - Les archives publiques font partie du domaine public. Leur conservation par les personnes physiques, services, établissements ou organismes qui en sont détenteurs, est obligatoire. Elles sont inaliénables et imprescriptibles. Elles ne peuvent être détruites que dans les conditions fixées par décret.

Article 6.- Tout magistrat ou fonctionnaire, tout représentant, agent ou préposé d’une autorité publique ou de l’un des organismes visés à l’article 21, tout organisme privé chargé de la gestion d’un service public ou investi d’une mission de service public, tout officier public ou ministériel est tenu, lors de la cessation de ses activités, de transmettre à son successeur l’intégralité des archives dont il est détenteur en raison de ses fonctions ou de les transférer au service d’archives compétent.

Article 7.- Les documents non écrits et notamment le produit des collectes de tradition et d’histoire orales, pouvant servir à l’histoire nationale, quel qu’en soit le support, sont des archives et doivent être placés dans les dépôts d’archives publiques.

Article 8.- La Direction des Archives du Sénégal est l’organe de l’Etat compétent pour toutes les questions d’archives.

Elle administre les Archives nationales et les Archives régionales. Elle contrôle les Archives des collectivités locales, établissements publics, sociétés nationales et sociétés à participation publique.

L’organisation et le fonctionnement des dépôts d’archives publiques relevant de la Direction des Archives du Sénégal sont fixés par décret.

Article 9. – Il est créé un Conseil supérieur des Archives dont les règles d’organisation et de fonctionnement sont fixées par décret. Ce conseil émet un avis sur la politique, la réglementation et la planification en matière d’archives.

Article 10.- Les archivistes et agents travaillant dans les services d’archives publiques sont tenus au secret professionnel et doivent, à ce titre, prêter serment devant le tribunal régional du lieu d’exercice siégeant en audience publique ordinaire avant leur entrée en fonction.

Le serment est prêté dans les termes suivants : « je jure de garder secrètes les informations auxquelles, de par mes fonctions, je pourrais accéder, et de ne rien publier qui soit contraire aux lois, aux règlements, à l’ordre public, aux bonnes moeurs, à l’honneur des familles et des individus, à la sûreté de l’Etat, et à la sécurité publique même après cessation de mes fonctions. ».

Le procès verbal de prestation est joint au dossier de l’intéressé Les archivistes et agents travaillant dans les services d’archives publiques perçoivent une indemnité d’archives mensuelle dont le taux est fixé à 50% de la solde indiciaire de base. Les conditions et les modalités d’attribution de ladite indemnité seront fixées par décret.

Article 11.-Les services, établissements et organismes visés à l’article 21 sont responsables de la conservation de leurs archives intermédiaires. Ces archives doivent être conservées dans des dépôts d’archives intermédiaires ou dépôts de pré archivage, placés sous le contrôle de la Direction des Archives du Sénégal.

Article 12 - Dans le cas où il est mis fin à l’existence d’un des services, établissements ou organismes visés à l’article 21, les archives sont versées aux Archives nationales, à moins d’une affectation différente déterminée par l’acte de suppression dudit service, établissement ou organisme.

Article 13.- L’accès aux documents d’archives publiques est libre, compte tenu des délais de communication fixés par décret.

Article 14.- Le Directeur des Archives du Sénégal et les chefs de services régionaux d’archives sont habilités à délivrer des copies et extraits authentiques des documents d’archives publiques dans les conditions fixées par décret.

SECTION 3 : DES ARCHIVES PRIVEES

Article 15.- Les archives privées sont celles qui procèdent de l'activité des personnes physiques ou des personnes morales de droit privé, à l'exception des organismes privés chargés de la gestion d'un service public ou investis d’une mission de service public.

Article 16.- La propriété des archives privées est reconnue aux particuliers ou aux personnes morales de droit privé.

Cependant, les archives privées peuvent être placées dans les dépôts d'archives publiques et peuvent être soumises au contrôle de la Direction des Archives du Sénégal dans les conditions fixées par décret.

Article 17.- La sortie du territoire national de toutes archives privées est soumise à l'autorisation préalable du Directeur des Archives du Sénégal, après avis du Comité technique permanent du Conseil supérieur des Archives, lorsqu'elles ont un caractère national ou historique reconnu.

Le Directeur des Archives du Sénégal délivre un visa de sortie selon la forme prévue par décret.

Article 18.- Toute vente d'archives privées est notifiée au préalable au Directeur des Archives du Sénégal qui peut exercer un droit de préemption au nom de l'Etat, des collectivités locales, des établissements publics, des sociétés nationales, des sociétés à participation publique soumises au contrôle de l’Etat, des organismes prives chargés de la gestion d’un service public ou investis d’une mission de service public.

Article 19.- Les archives privées présentant du point de vue de l’histoire un intérêt public peuvent être classées aux Archives nationales. La procédure de classement de ces archives est déterminée par décret.

SECTION 4 : DE LA DEVOLUTION DES ARCHIVES DES ENTREPRISES PRIVATISEES

Articles 20 : Les archives des entreprises privatisées qui sont antérieures à la privatisation sont et demeurent des archives publiques et doivent par conséquent faire l’objet d’un versement aux Archives nationales.

Cependant, pour faciliter la transition, les dossiers des cinq dernières années peuvent être laissés en dépôt dans l’entreprise.

A l’expiration de ce délai, ces archives sont versées aux Archives nationales.

CHAPITRE II  DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Article 21.- Les documents administratifs sont constitués par l’ensemble des documents produits ou reçus, dans l’exercice de leurs activités. par les autorités administratives à savoir l’Etat, les collectivités locales, les établissements publics, les sociétés nationales, les sociétés à participation publique et les organismes privés chargés de la gestion d’un service public ou investis d’une mission de service public. Les documents administratifs sont soit nominatifs, soit non nominatifs.

Article 22. - Est considéré comme nominatif, tout document qui comporte un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable.

Est considérée comme identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle, ou sociale.

Article 23.- Les conditions d’accès aux documents administratifs sont fixées par décret.

Au delà de la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elle les a collectés ou traités, l’Administration n’est autorisée à conserver des documents administratifs nominatifs qu’à des fins statistiques ou de recherche.

Article 24.- L’accès aux documents administratifs non nominatifs est libre, compte tenu des délais de communication fixés par décret.

Article 25.- Il est créé une commission nationale sur l’accès à l’information administrative et sur la protection des renseignements personnels dont l’organisation et le fonctionnement sont fixés par décret.

CHAPITRE III  DISPOSITIONS PENALES

Article 26.- Quiconque aura volontairement altéré d'une manière quelconque ou détruit autrement que dans les conditions prévues par les textes en vigueur des documents administratifs ou des documents d'archives publiques ou d'archives privées confiés en dépôt , sera puni d'un emprisonnement de cinq à dix ans.

Quiconque, en violation des dispositions réglementaires en vigueur, aura volontairement

procédé à la sortie du territoire national ou à l'aliénation desdits documents, sera puni d'un emprisonnement de six mois à deux ans et d'une amende de 100.000 à 1.000.000 francs ou de l'une de ces deux peines seulement.

La tentative des délits prévus aux alinéas précédents est punissable comme ces délits.

Article 27.- Sont abrogées toutes dispositions contraires à la présente loi et notamment la loi n°81-02 du 2 février 1981.

La présente loi sera exécutée comme de l’état.

Fait à Dakar, le 30 juin 2006.

Par le Président de la République                                                            Le Premier Ministre

Abdoulaye WADE                                                                                  Macky SALL