ARCHIVAGE
RECOMMANDATIONS POUR L’ORGANISATION DES ARCHIVES DANS LES CENTRES D’ETAT CIVIL
D’une manière générale, les archives sont l'ensemble des documents (quelque soit leur date produits ou reçus par... )nés de l'activité d'un service, d'un bureau. Elles ne sont pas synonymes de vieux papiers mais naissent au jour le jour.
Il faut s'en occuper dès leur création
Les organiser, éliminer ce qui est inutile, afin de ne pas se laisser envahir et de retrouver vite et facilement l'information nécessaire.
Au niveau des centres d’état civil, nous retrouvons généralement trois sortes d’archives :
· celles constituées par les registres d’état civil (naissance, mariage et décès),
· celles que constituent les pièces annexes (pièces probatoires de l’événement),
· celles générées purement par l’action administrative dans le cadre de son fonctionnement (correspondances, textes réglementaires et législatifs, dossiers financiers …)
COMMENT CRÉER UN DOSSIER
1 - Le dossier est l'instrument de base de l'action administrative. On y trouve tous les documents relatifs à une même affaire. Chaque concepteur est responsable de sa tenue pendant un certain temps.
2 - Avant tout s'assurer qu'il n'en existe pas déjà un.
3 - Porter sur la couverture (chemise, sous chemise, boite d’archives) un intitulé, c'est-à-dire l'analyse de son contenu exemple : « pièces annexes naissances 2006 »; proscrire les termes "divers", "affaires générales", "correspondances diverses".
4 - Inscrire les dates extrêmes de « l'affaire » (la plus ancienne est inscrite dès le départ, la plus récente une fois le dossier clos) exemple : janvier 2006 – décembre 2006 ou 2005 – 2006 si le dossier s’étale sur plusieurs années.
5 - Si le dossier est trop volumineux, le scinder en plusieurs unités et lui donner un numéro d'ordre, exemples PAN(2006)1, PAM(2005)6, PAD(2004)3
6 - Mettre également la référence au plan de classement de l'ensemble des dossiers, s'il existe, exemple 1A-1 pourrait représenter le 1er dossier de la série relative à l’action administrative.
NB : Plus votre analyse sera fine, plus vite vous retrouverez le dossier.
Dans l'analyse on peut répondre aux questions qui fait quoi, où et quand ?
C'est-à-dire dégagez l'auteur de l'action, l'action administrative,
l'objet de l'action, la date, le lieu pour les dossiers administratifs ou de gestion
Répondre aux questions quoi, pour qui, par qui, devant qui, ou et quand ?
C'est-à-dire dégager la nature de l’acte, le ou les intéressés, le déclarant, l’officier et les témoins, le lieu et la date pour les registres d’état civil
Répondre aux questions quoi, pour qui, où et quand ?
C'est-à-dire dégager la nature de la pièce, l’intéressé, le lieu et la date pour les pièces annexes
COMMENT GÉRER LES DOSSIERS ? (Pièces annexes et dossiers administratifs)
Le temps passé à la mise en ordre d'un dossier est largement compensé par le gain de temps lors de recherches ultérieures.
En maintenant un ordre interne par :
. Le classement chronologique des pièces (la plus ancienne en dessous).
. L'agrafage des documents qui vont ensemble (une lettre et sa réponse ; une pièce principale et son annexe) et le rangement à la date de la pièce principale.
Ne pas utiliser les trombones et épingles qui rouillent ou le scotch ou l'élastique.
. L'élimination régulière si nécessaire des doubles intitules, brouillons, prospectus, documents de travail, post-it...
. En ne retirant pas de pièces pour constituer de la documentation ou ouvrir un autre dossier (si nécessaire utiliser la photocopie).
. En privilégiant toujours l'original, le document daté et signé.
. En constituant, si le dossier est complexe, des sous-dossiers avec, pour chacun, un sous-titre.
LES REGISTRES (naissance, mariage et décès)
La perte des informations rythmant la vie de l’individu peut conduire à des désagréments énormes.
C’est pourquoi, après la transcription de l’acte dans le registre à l’aide de la pièce annexe, il est fortement recommandé d’archiver cette dernière.
L’archivage des pièces annexes renferme un double intérêt : la préservation du registre et la possibilité de reconstituer celui – ci en cas de détérioration ou de disparition.
Ranger les registres de manière à pouvoir les retrouver au besoin. Pour ce faire :
Disposer ces registres sur des rayonnages ou dans des armoires de bas en haut et de la gauche vers la droite en partant des plus anciens aux plus récents.
Eviter l’utilisation abusive des registres en tenant des répertoires alphabétiques ou autres instruments de recherche permettant un repérage rapide du registre et de l’acte. Parcourir les feuillets en évitant l’utilisation de la salive.
Dans l’enregistrement, éviter d’utiliser les feutres, le carbone, le crayon.
COMMENT RETROUVER UN DOSSIER ?
En possédant un plan de classement de l'ensemble des dossiers de votre service.
- Ce plan conçu ou entériné par le chef de service doit refléter l'activité, les missions du service, englober tous les dossiers et être connu de tous.
- Il doit être mis à jour annuellement afin d'intégrer les nouvelles fonctions et le plus simple possible. En organisant matériellement l'archivage dans le service
En regroupant géographiquement, si possible, les dossiers de même nature.
En reportant sur le plan de classement la localisation des dossiers ou en tenant un fichier topographique par types de dossiers.
Que faire une fois le dossier clos ?
PRÉ ARCHIVER UN DOSSIER !
Votre dossier n'est plus directement opérationnel mais vous devez le garder :
Pour des raisons juridiques (preuve en cas de contestation). Pour sa valeur informative (aide à la décision). Il devient pendant un certain temps (ce temps s'appelle
Il faut alors le pré archiver dans un local spécifique où, si possible, chaque service dispose d'un espace déterminé.
Ce local doit être protégé contre les risques d'inondation, d'incendie, de vol, à l'abri de la lumière et avoir une température entre 16 et 18°. Il sera équipé de rayonnages.
COMMENT RANGER UN DOSSIER ?
Les documents seront rangés dans des chemises et sous chemises en papier (cartonné ou non) par dossiers et sous-dossiers.
Les chemises seront glissées dans des boîtes d'archives en carton format A4 de
Sur les tranches des boîtes seront indiqués le contenu et les dates extrêmes le plus précisément et succinctement possible.
Sur les rayonnages, les boîtes seront regroupées par thème en laissant de la place après chaque thème pour les archives à venir.
Ne pas hésiter à mettre des étiquettes sur les étagères.
Les rayonnages seront installés dans une salle d'archives prévue exclusivement à cet usage.